tugas TOU (Organisasi Modern)

Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum.pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional ,seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah,atau suatu perkumpulan olahraga.pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana kegiatan organisasi di alokasiakn dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.

Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalm organisai bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas

Proses perorganisasian dapat ditunjukan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :

1.         Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan  organisasi

2.         Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakn oleh satu orang.pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur,tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu

 3.        Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisassi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisais menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Struktur organisasi

Struktur organisasi menunjukkan suatu susunan orang-orang yang mempunyai kedudukan,tugas wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Struktur ini mengandung unsure-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Terdapat 4 (empat) hal langkah yang diambil Manajer ketika mereka mulai membuat keputusan mengenai pengorganisasian, yakni :

1.         Membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang secara wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu atau kelompok. Hal ini disebut Pembagian pekerjaan.

2.         Menggabungkan tugas secara logis dan efisien. Pengelompokkan karyawan dan tugas biasanya disebut Departementalisasi.

3.         Menetapkan siapa yang memberi laporan kepada siapa dalam organisasi.

 Hubungan departemen ini menghasilkan Hierarki organisasi.

4.         Menetapkan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektivan integrasi tersebut. Proses ini disebut Koordinasi.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.         Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi)

2.         Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3.         Koordinasi kegiatan,menunjukan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi

4.         Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan

5.         Ukuran satuan kerja menun jukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja

Bagan organisasi formal

Struktur organisasi terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi.bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi ,departemen-departemen,atau posisi – posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya.satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkanlima aspek utama suatu struktur organiksasi yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yangf menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. aliran dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan rendah dalam organisasi,seperti terlihat pada gambar 8.1. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas,dimana setiap karyawan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggungjawaban juga hanya kepada seorang manajer.

3. Tipe pekerjaan Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaanorganisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.

4. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

Salah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Kelemahan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai contoh, tidak menunjukan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial.

Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi inidisebut sistem tanaman rambat.

Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing)

•         Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)

•         Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

•         Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)

•      Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination).

Departementalisasi

Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja.

Untuk melakukan pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegaitan departementalization atau departementalisasi.

Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :

1. Departementalisasi Menurut Fungsi

Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.

2. Departementalisasi Menurut Produk / Pasar

Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.

3. Departementalisasi Organisasi Matrix / Matriks

Bentut organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

http://www.scribd.com/doc/37991312/Pengorganisasian-Dan-Struktur-Organisasi

http://organisasi.org/macam-jenis-bentuk-bentuk-struktur-organisasi-departementalisasi-perusahaan-bisnis

Tugas TOU (Strategi Indosat)

Perkembangan dunia komunikasi semakin pesat, di tambah lagi dengan kemajuan teknologi yang semakin mendorong perkembangan informasi menjadi cepat dan dengan mudah tersebar. Hal ini memicu perusahaan-perusahaan komunikasi berlomba-lomba untuk memberikan pelayan terbaik kepada pengguna agar informasi yang tersebar dapat dengan mudah di akses. Begitu juga dengan provider indosat. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, pihak indosat meningkatkan pelayanannya untuk publik khususnya internet. Indosat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dengan meluncurkan 3,5G.

Ada keunggulan Indosat yang sulit diikuti pesaingnya, yaitu ketika yang lain lagi sibuk melakukan edukasi 3G untuk panggilan video dan menonton televisi di ponsel, Indosat mengambil celah menawarkan layanan internet kecepatan tinggi pada high speed downlink packet access (HSPDA) atau 3,5G.

Layanan 3,5G telah terpasang pada seluruh jaringan Node B yang digelar maupun akses data dan internet dengan kecepatan supertinggi di kelasnya, 3,6 Mbps atau sekitar 9 kali lebih cepat dari layanan 3G umumnya, sehingga pelanggan dapat menikmati akses data di negeri ini dengan cepat dan mudah.

Akses data yang memanfaatkan 3,5G ini bukan saja menyenangkan para pelanggan, tapi juga mampu mendongkrak pendapatan perusahaan. Apalagi keunggulannya itu tidak hanya dapat diakses pelanggan corporate, tapi juga personal yang memanfaatkan warung Internet (warnet).

Kehebatan Indosat menjaring pasar lewat 3G ini, didukung oleh 100 persen jaringannya dilengkapi teknologi HSDPA atau 3,5G.

Selain itu indosat meluncurkan indosat mobile untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Namun karena aku tidak berdomisili di Jakarta maka aku mengurungkan niat untuk ikut datang ke acara tersebut bersama blogger lainnya. Namun walaupun tidak datang dalam acara peluncuran Indosat Mobile secara langsung, aku akan tetap share apa sih Indosat Mobile itu dan apa saja kelebihan dari indosat Mobile .

Seperti yang kita ketahui, Indosat merupakan salah satu Operator Seluler terbesar di Indonesia yang selalu memberikan layanan terbaik memiliki sinyal kuat namun tetap memiliki tarif kompetitif. Bahkan menurut pengalamanku dalam menggunakan kartu Indosat IM3 dan IM2 , kartu Im3 dan Im2 masing-masing memberikan tarif yang lebih murah dibanding operator lain Terutama untuk urusan SMS dan paket internetnya.

Tanggal 25 mei tersebut Indosat kembali menghadirkan produk terbaru mereka Indosat Mobile dengan beragam inovasi yang sangat tepat untuk kalangan pekerja dan profesional serta untuk kalangan remaja seperti blogger gaptek yang memiliki kebutuhan mobile dimana saja dan kapan saja.

Kelebihan dari Paket Indosat Mobile dan Cara Registrasinya :

Ada banyak sekali keunggulan / keuntungan dari Indosat Mobile, diantaranya tarif internet, nelpon dan sms gratis dalam bentuk paket langganan (Perhari/perminggu/perbulan) dan Ke Operator lain pun tetap murah.

Indosat mobile ini diklaim mempunyai solusi lengkap dengan harga yang kompetitif untuk semua kebutuhan mobile kaum profesional. Untuk pelanggan pasca bayar bisa mendapatkan diskon 50% berlangganan paket blackberry lengkap hingga bulan desember 2011.

Buat Pengguna BB ini merupakan pilihan tepat beralih ke Indosat Mobile karena bisa menghemat 50 persen dari budget bulanan untuk bayar langgan paket blackberrynya.

3 Pilihan Tarif berlangganannya Indosat Mobile

Harian Rp. 2000, dapat gratis : Nelpon 150 menit (ke sesama Indosat) , 150, paket dat 1 Mb.

Mingguan Rp.12.000, dapat gratis : Nelpon 200 menit (ke sesama Indosat), nelpon 20 menit ke operator lain, 200 sms dan 6 Mb paket data .

Bulanan Rp.50.000, dapat gratis : Nelpon 1000 menit (ke sesama Indosat), nelpon 100 menit ke operator lain, 1000 sms dan 100 Mb paket data.

Lalu yang paling menarik apabila kita membeli perdana Indosat terbaru ini ialah bisa pilih nomor sendiri semaunya ketika pertama kali mengaktifkan kartu Indosat Mobile tersebut.

Cara Mendaftar / Registrasi Indosat mobile :

Indosat Mobile ini juga bisa digunakan oleh semua pengguna kartu Indosat baik pelanggan pra bayar maupun pasca bayar.

Untuk pelanggan prabayar mendaftarnya sangat mudah :

Cukup registrasi di *888# atau

kirim Sms ke 888 dengan format : harian , bulanan atau mingguan.

Untuk pelanggan pascabayar bisa registrasi Indosat Mobile di Galeri indosat.

Sumber : (http://www.tergaptek.com/2011/05/kelebihan-indosat-mobile.html)

Tugas TOU (sistem e-ticketing)

Tiket Pesawat Elektronik

Perkembangan pelayanan reservasi setiap perusahaan penerbangan semakin hari semakin cepat dan canggih. Demikian juga dengan masalah pelayanan pembelian tiket. Pada saat ini sudah banyak maskapai penerbangan di Indonesia mulai beralih dari tiket kertas (paper ticket) ke tiket elektronik (e-ticket). Pemakaian jasa digital service juga di gunakan oleh sebagian besar perusahaan penerbangan Indonesia.

Pengertian e-ticket

E-ticket adalah salah satu bentuk pelayanan jasa penerbangan dalam melayani calon penumpang untuk menggunakan pesawat-nya dalam bepergian dengan cara cepat dan akurat. Bentuk e-ticket sangat sederhana. Apabila dibandingkan dengan bentuk tiket biasa yang seperti kupon dengan jumlah halaman lebih kurang 4 s/d 6 halaman atau tergantung kondisi tujuan penumpang yg menggunakan jasa penerbangan, semakin sering transit dan check in maka akan semkain banyak halaman-nya. Untuk e-ticket bentuk tiket hanya selembar kertas yg tertera secara lengkap mulai jadwal penerbangan, tujuan tanggal serta aturan lainnya. (electronic ticket / e-ticket) digunakan untuk melayani pembelian kursi penumpang pesawat terbang. Bentuk tiket ini kini telah banyak menggantikan fungsi tiket kertas (paper ticket) yang lama. Tiket Elektronik juga memperkecil biaya pelayanan airlines, sehingga harga tiket juga dapat ditekan. Tiket semacam ini digunakan juga untuk voucher hotel, dan tiket hiburan tertentu.

Setelah reservasi dilakukan, e-ticket akan tampil sebagai catatan digital bagi komputer airline.

Pelanggan biasanya mencetak / print salinan bukti reservasi berisikan kode booking atau nomer reservasi dan nomor e-ticket itu sendiri.

Check in dengan e-ticket

Untuk check in dengan e-tiket, penumpang biasanya datang ke konter check-in dan menunjukkan kode booking atau kode konfirmasi. Airlines tertentu bahkan tidak membutuhkan kode booking, selama reservasi dapat dipastikan dengan Kartu identitas penumpang. Setelah reservasi telah dikonfirmasi, penumpang dapat check-in bagasi dan diberikan boardingpass.

Reservasi online

Ingin mendapatkan electronic ticket untuk maskapai penerbangan?Tahukah anda? kini tiket pesawat dapat berupa:

- Print out email

- Fax

- Hanya menyebutkan kode booking

Kelebihan e-ticket

Selain mudah dan ringkas dalam memprosesnya juga tercatat di data electronik di pusat perusahaan penerbangan yg kita pakai. Jadi data akan valid dan akurat sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan e-ticket tidak usah bawa-bawa tiket ke airport. Apabila hilang maka bisa di print ulang dan tidak dikenakan biaya tambahan (gratis). Harga yg tertera sangat jelas, tidak seperti tiket jenis lama yg seringkali tidak terbaca tindasannya.

Bagi maskapai penerbangan sendiri, e-ticket juga memperkecil biaya pelayanan, sehingga harga tiket juga dapat ditekan.  (sumber : http://bandaraonline.com/airlines/sistem-tiket-pesawat-elektronik , http://tiket-pesawat-online.com/2008/01/tiket-pesawat-elektronik.html)

Tugas Ke 3 TOU

1. Apa yang dimaksud dengan aplikasi manajemen perkantoran ?

Aplikasi manajemen perkantoran adalah sebagai suatu cabang manajemen yang berhubungan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pencatatan dan penganalisisan informasi, perencanaan dan pengkomunikasian yang dengna fungsi-fungsi itu manajemen organisasi merawat aktivanya, mengembangkan fungsi-fungsi dan kegiatan-kegiatannya dan mencapai sasaran-sasarannya.

2. Sebutkan jenis dari aplikasi manajemen perkantoran ?

Jenis aplikasi manajemen perkantoran:

•           Myob Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.

•           Pengenalan Macromedia Flash

Pengenalan Softw are untuk Animasi

Pada prinsipnya animasi dibuat dengan menggunakan berbagai gambar terpisah. Sementara gerakan (motion) pada dasarnya adalah kumpulan dari gambar diam yang diurutkan sehingga menyerupai obyek yang bergerak. Seperti halnya pada TV atau film, sebenarnya layar berkedip dengan kecepatan tertentu dan menampilkan tiap-tiap gambar. Karena kecepatannya yang sangat tinggi, maka seluruh gambar tergabung membentuk sebuah aliran adegan yang panjang.

Flash merupakan software yang mampu menghasilkan file animasi dengan ukuran kecil. Hal ini terjadi karena Flash merupakan program animasi vektor, maksudnya dibuat dari sejumlah bentuk yang tersusun atas gambar dan warna. Selain lebih ekonomis ukuranf ile-nya, vector mudah dibentuk dan digerakkan serta dapat ditampilkan bahkan dicetak dalam ukuran apapun.

Selain gambar dengan format vektor, Flash juga mampu menggabungkan teks, gambarbi t m ap, suara

serta elemen interaktif ke dalamm ovie.

Flash memiliki kemampuan untuk menyederhanakan proses animasi melalui penggunaanf r ameku n ci dant w eeni ng. Maksudnya cukup dengan membuat titik awal dan akhir animasi, dan Flash akan mengerjakant w een di antaranya.

•           Macromedia Director adalah perangkat yang dibuat oleh Macromedia dan sekarang merupakan bagian dari Adobe Systems. yang memperbolehkan pengguna untuk membangun perangkat lunak dalam film metaphor, yang digunakan pengguna untuk menjadi sutradara sebuah film.

•           Manajemen Rantai Suplai (Supply chain management) adalah sebuah ‘proses payung’ di mana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural. Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan yang mempertahankan organisasi dengan rekan bisnisnya untuk mendapatkan sumber produksi dalam menyampaikan kepada konsumen. (Kalakota, 2000, h197)

Tujuan yang hendak dicapai dari setiap rantai suplai adalah untuk memaksimalkan nilai yang dihasilkan secara keseluruhan (Chopra, 2001, h5). Rantai suplai yang terintegrasi akan meningkatkan keseluruhan nilai yang dihasilkan oleh rantai suplai tersebut.

3. Bagaimana menurut anda pengaruh perkembangan teknologi computer dan komunikasi terhadap system manajemen dan organisasi ?

Penerapan teknologi informasi baru yang semakin intensif dan ekstensif menyebabkan perubahan paradigma dalam manajemen perkantoran.

Sungguhpun sangat kecil kemungkinan untuk memformalkan seluruh hubungan non formal yang diperlakukan oleh arus pekerjaan dalam penerapan teknologi informasi baru namun masih tetap ada peluang untuk meminimalisasi konflik utama antara teknologi informasi baru dan organisasi perkantoran.

4. Hal apa yang perlu dipertimbangkan dengan adanya kemajuan teknologi computer dan komunikasi terhadap perkembangan organisasi ?

Pesatnya perkembangan teknologi ICT (Internet Computer dan Telephony) saat ini, menuntut kita untuk selalu belajar dan benchmark terus menerus sehingga tidak ketinggalan, terlebih lagi yang paling penting adalah bagaimana memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut dalam keseharian kita baik tugas dan pekerjaan kedinasan suatu instansi.

5. Dampak apa saja yang akan terjadi terhadap manajemen dan organisasi suatu perusahaan dari perkembangan system jaringan dan internet ?

Dengan menggunakan teknologi informasi (jaringan & internet),kendala jarak dan biaya transportasi menjadi bukan masalah yang utama lagi. Dengan kata lain, teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi dalam suatu organisasi dengan sangat cepat,tepat waktu,relevan, dan akurat.